DELEGARE IN MANIERA EFFICACE

Tra le molte attività che svolgete ce n'è qualcuna che non farebbe parte del vostro lavoro e che potreste delegare ad altri, anche nell'ottica di una migliore gestione del tempo? A volte si pensa che la delega sia limitata ai dirigenti, ai manager e a tutti coloro che detengono un qualche tipo di potere ma, in realtà, la delega è uno strumento che andrebbe utilizzato per il bene dell'organizzazione, affinché un compito possa essere svolto da chi ha la maggiore esperienza, formazione e competenza per lavorarci.
Anche se pensate di non essere nella posizione di delegare, quindi, siamo convinti che questo articolo possa darvi comunque qualche spunto utile.

Iniziamo con una domanda: a chi potete delegare?
La risposta pare ovvia: alle persone che gestite in qualità di responsabili. Questa, in effetti, è una delega molto comune e si chiama delega verso il basso. Viene utilizzata quando si ha la piena autorità sulla persona alla quale si sta delegando. In realtà, per delegare in maniera efficace, non basta poter imporre a una persona di svolgere un certo lavoro. Bisogna anche assicurarsi che sia in grado di farlo, che abbia il tempo per svolgere il compito e che sia formata per farlo. La delega verso il basso, infatti, ha successo solo se si assegna la responsabilità alla persona giusta. Purtroppo, per comodità o per mancanza di scelta, a volte si è costretti a delegare il compito a qualcuno che non sarebbe adatto a svolgerlo ma questa potrebbe essere la principale causa di un successivo fallimento. Una delega inappropriata, infatti, può portare a risultati insoddisfacenti perché non è stata individuata la persona giusta per svolgere un certo lavoro.

Oltre alla delega verso il basso, c'è anche una delega che potremmo definire "laterale", cioè a una persona di pari livello gerarchico e con lo stesso livello di autorità.
Se la vostra azienda è flessibile e riuscite a trovare un accordo con un collega, non ha senso non abbinare i compiti alle attitudini e agli interessi delle persone quando è possibile. Un semplice scambio di compiti tra voi e un collega potrebbe rendere tutti più sereni nell'affrontare il lavoro da svolgere.

C'è poi una terza tipologia di delega alla quale non pensa mai nessuno: la delega verso l'alto.
Se il vostro capo vi ha assegnato una responsabilità che non dovrebbe essere vostra o vi ha delegato qualcosa in modo incompleto, lasciandovi nelle condizioni di non poter svolgere adeguatamente il compito, dovreste provare a ridiscutere il lavoro che vi è stato affidato. Ovviamente voi conoscete il vostro responsabile e sapete se è il caso di essere semplicemente franchi e di spiegare perché la cosa non funziona o se è meglio procedere nella conversazione con maggiore diplomazia. In questo secondo caso, chiedete al vostro responsabile di confrontarvi sulla delega e iniziate la discussione esprimendo il vostro entusiasmo per il progetto, spiegando però che non avete ancora compreso appieno l'intento, le procedure da seguire o gli obiettivi. A questo punto un semplice chiarimento potrebbe eliminare la vostra necessità di delegare verso l'alto. Se così non fosse, però, proseguite nel dare un sincero feedback al vostro responsabile, spiegando perché, a vostro giudizio, non siete la persona più adatta a svolgere quel compito.
Potrebbe anche succedere che, parlando con un vostro collega, vi capiti di capire che lui sarebbe disposto a svolgere quella mansione. Se è così, provate a dirlo al vostro capo ed, eventualmente, intavolate una discussione a tre per capire come sia meglio procedere. In ogni caso, se il compito è davvero al di fuori della vostra area di competenza o se non avete il tempo materiale per svolgerlo, è fondamentale far capire a tutti che occorre indirizzarlo verso qualcuno più adatto.

Ma vediamo ora quali sono i passaggi per una delega ben fatta:

• identificare l'attività da delegare;
• tracciare, su carta, il diagramma di flusso del progetto assegnato. Se l'attività è semplice, dovrebbe essere facile. Se è complicata, potrebbe essere necessaria un'attenzione in più. Se assegnate il lavoro a più persone, ad esempio in un progetto di squadra, assicuratevi di tenere traccia dei diversi compiti assegnati;
• trovare la persona giusta. Una volta tracciato il diagramma di flusso del lavoro, dovreste essere in una posizione migliore per assegnarlo alla persona giusta. Siate mentalmente aperti. Non lasciatevi vincolare dai ruoli esistenti. È importante essere consapevoli dei talenti e delle attitudini uniche delle persone con cui si lavora. Molto spesso, le persone sono in grado di svolgere compiti - e gradirebbero essere invitate a svolgerli - ma nessuno ha mai chiesto loro di occuparsene. Più sarete bravi a valutare il talento di coloro che lavorano con voi, più riuscirete a delegare;
• spiegate il compito in maniera attenta e completa. Sedetevi con la persona a cui volete delegare il compito e seguite i passaggi del diagramma di flusso. Incoraggiate eventuali domande;
• spiegate i vantaggi. Tutti sono interessati a cosa ci può essere di positivo in una novità. Se volete disinnescare la resistenza al compito che state delegando, spiegate nel dettaglio i benefici;
• specificate gli standard ai quali fare riferimento. Qualità e responsabilità sono due concetti che dovrebbero guidare tutte le vostre deleghe;
• discutere eventuali scadenze e a valutare la definizione delle priorità

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E adesso veniamo a voi: siete mai riusciti a delegare qualcosa? Ritenete sia difficile farlo?
Molti, in effetti, la pensano in questo modo e la ragione, solitamente, ricade in uno dei punti seguenti:

• si teme di perdere il controllo di quell'attività;
• si ritiene di essere l'unica persona in grado di svolgere bene quel compito;
• si ha paura di fare brutta figura delegando qualcosa a qualcuno;
• si teme di non avere l'autorità necessaria per delegare;
• si teme che, se la persona a cui si delega il compito riesce a svolgerlo bene, si possa diventare superflui;
• semplicemente non ci si è mai fermati a riflettere sulla possibilità di delegare

Un ultimo punto: alcune persone tendono a delegare eccessivamente. È il loro modo di sottrarsi alle responsabilità. Questo è indice di scarsa motivazione. Così come dimenticare di svolgere un compito che vi è stato assegnato. Cosa ne pensate?

PER SAPERNE DI PIU':